Catálogo, entrada por nota fiscal, solicitações com aprovação, retirada com assinatura no app, recontagem e vínculo com a ordem de serviço.
No computador o menu Estoque tem: Materiais, Categorias de materiais, NF de entrada, Solicitações, Movimentações, Relatórios e Auditoria. No aplicativo a equipe vê Materiais, Solicitações, Alertas e Recontagem — pede, retira, devolve e conta. Cadastro de NF, relatórios e auditoria ficam no computador.
No Personalizado a engrenagem do estoque separa: Solicitar material, Aprovar solicitações, Entregar / devolver, Recontagem e Cadastro / NF / import. A portaria pede e retira; a gestão aprova e lança NF; o inventário fica com quem você marcar.
Comece em Categorias de materiais: Gerar categorias padrão cria um pacote inicial, ou use Nova categoria. Depois, em Materiais, clique em Novo material. Campos principais: código, código de barras, descrição, categoria, unidade, estoque mínimo e máximo, valor unitário, saldo inicial, localização, observações e foto de capa. Há Importar, Unidades de medida, Ajuste manual e a linha do tempo de cada item.
O badge do saldo mostra OK ou Baixo (e ruptura nos alertas). Sem mínimo cadastrado o alerta de estoque baixo não tem o que comparar.
Em NF de entrada use Lançar NF. Dá para anexar o XML/PDF e deixar a IA ler (“Analisando NF com IA…”). Preencha número da NF, série, CNPJ do fornecedor, data de emissão, razão social, chave de acesso e os itens ligados ao catálogo. Grave como Rascunho ou Confirmar NF — só a confirmação soma o saldo. Movimento do tipo NF aparece em Movimentações.
Em Solicitações (ou no app, FAB Solicitar) abra Nova solicitação: prioridade Normal ou Urgente, OS vinculada se o material for para um chamado, observação e os itens (categoria, material, quantidade). Material ainda não cadastrado pode ser indicado para a gestão incluir depois. Salve Rascunho ou Enviar.
Status: Rascunho, Aguardando aprovação, Aprovada, Aguardando retirada, Parcialmente entregue, Entregue, Rejeitada, Cancelada. Quem aprova usa Aprovar, Vincular e aprovar ou Rejeitar.
Em cada solicitação, Acompanhar abre a linha do tempo. Dá para registrar uma anotação, um pedido de compra ou um pedido de liberação, com texto e documentos (PDF, planilha, imagem). O anexo entra no armazenamento do plano.
No aplicativo, Entregas faz a retirada com assinatura e a Devolução quando a peça volta. Se o Avançado bloquear retirada sem saldo, o app impede a saída zerada.
No app, Inventário / Recontagem: inicie a contagem, informe as quantidades (ou “Não encontrado”) e conclua. O sistema lança quebra ou sobra. No Avançado você pode bloquear retiradas durante o inventário para o saldo não se mexer no meio da contagem.
Movimentações é o razão geral (implantação, NF, retirada, devolução, quebra, sobra, ajuste, estorno). Relatórios trazem KPIs e os itens de maior consumo. Auditoria tem o log de operações e os alertas de estoque (mínimo, zerado).
Ciclo mínimo viável: categorias → materiais com mínimo → confirmar NF → solicitar (com OS, se for o caso) → aprovar → entregar no app com assinatura. Relatório e auditoria vêm depois, quando o hábito já existir.